Cómo solicitar tu historia clínica a la EPS o IPS: guía completa

Necesitas una segunda opinión médica, vas a reclamar una incapacidad, estás armando el expediente de una pensión por invalidez o simplemente quieres entender qué pasó en esa hospitalización. En todos esos casos el primer paso es el mismo: solicitar tu historia clínica a la IPS que te atendió. Y ahí es donde muchos ciudadanos se estrellan con un mostrador que responde "eso es reservado" o con un formulario que nunca avanza.

Esta guía te muestra cómo pedirla bien: a quién dirigirte, qué debe decir tu solicitud, qué plazos tiene la entidad para responder (hay uno que casi nadie conoce y puede ser de 24 horas) y qué hacer en los casos especiales, como el de un menor de edad o el de un familiar fallecido.

Tu historia clínica es tuya, aunque esté sometida a reserva

La Resolución 1995 de 1999 del Ministerio de Salud define la historia clínica como un documento privado, obligatorio y sometido a reserva. Esa palabra —reserva— es la que suelen usar para negártela, pero significa lo contrario de lo que parece: la reserva existe para protegerte de terceros, no de ti mismo.

Tú eres el titular de esa información. La misma resolución señala que el prestador puede entregar copia de la historia clínica al usuario o a su representante legal cuando este lo solicite, y que el usuario está entre quienes pueden acceder a su contenido.

Además, tus datos de salud son datos sensibles bajo la Ley 1581 de 2012 de Habeas Data. Eso refuerza dos cosas: la entidad debe tratarlos con especial cuidado, y tú tienes derecho a conocer, actualizar y rectificar la información que reposa sobre ti.

En corto: la historia clínica es reservada frente al mundo, no frente al paciente. Pedir la tuya no requiere justificar nada ante nadie.

¿A quién le pido la historia clínica: a la EPS o a la IPS?

Esta es la duda que más tiempo hace perder. La regla práctica es sencilla:

Situación	A quién dirigir la petición
Te atendieron en una clínica, hospital o consultorio específico	A esa IPS: ella tiene la custodia del documento
Recibiste atención en varias IPS de la red y quieres consolidar	A tu EPS, pidiéndole que gestione con su red de prestadores
No recuerdas dónde te atendieron o la IPS ya no existe	A tu EPS y, si no responde, a la Secretaría de Salud de tu municipio o departamento

La custodia de la historia clínica está a cargo del prestador que la generó durante la atención. Por eso, si sabes exactamente dónde te atendieron, la vía más corta es la IPS.

¿Y si la IPS cerró? El documento no desaparece: la historia clínica debe conservarse un mínimo de 20 años desde la última atención. Ese archivo tuvo que quedar en manos de alguien, y la EPS o la autoridad territorial de salud deben decirte dónde.

Un punto importante: aunque tu IPS o tu EPS sea privada, sí procede el derecho de petición. La Ley 1755 de 2015 extiende este derecho a las organizaciones privadas y, en el sector salud, la Superintendencia Nacional de Salud lo aplica a EPS, IPS, ARL y medicina prepagada por igual.

Paso a paso para solicitar tu historia clínica

Paso 1: define exactamente qué necesitas

No es lo mismo pedir "mi historia clínica" que pedir lo que realmente vas a usar. Precisar te ahorra semanas:

• Historia clínica completa: todo el expediente. Útil para procesos de pensión, calificación de pérdida de capacidad laboral o reclamaciones.
• Epicrisis o resumen de egreso: el resumen de una hospitalización puntual.
• Resultados de exámenes o imágenes diagnósticas: cuando solo necesitas un soporte específico.
• Un rango de fechas: "las atenciones entre enero de 2024 y agosto de 2026", por ejemplo.

Indica también en qué formato la quieres (copia física, PDF por correo electrónico) y a dónde debe llegar la respuesta.

Paso 2: reúne tus soportes

Para una solicitud tuya basta, por lo general, con tu documento de identidad. Si actúas como representante de otra persona, necesitarás además el documento que acredite esa condición (registro civil, poder, sentencia de interdicción o el soporte que corresponda al caso).

Paso 3: redacta la petición con los elementos de ley

La Ley 1755 de 2015, art. 16 define lo que debe contener toda petición. Esta es la estructura mínima que te sirve como plantilla:

1. Destinatario: nombre de la entidad y del área o funcionario responsable (Oficina de Atención al Usuario, Archivo Clínico).
2. Identificación del peticionario: nombres completos, documento de identidad y dirección de notificación (física o electrónica).
3. Objeto de la petición: una sola frase clara. Ejemplo: "solicito copia íntegra de mi historia clínica correspondiente a las atenciones recibidas entre el 1 de marzo de 2025 y la fecha".
4. Razones o hechos: breve contexto. No estás obligado a justificar por qué la quieres, pero si la necesitas para una consulta médica próxima o una urgencia, dilo expresamente: eso cambia el plazo, como verás más abajo.
5. Fundamento de derecho: Constitución Política, art. 23; Ley 1755 de 2015; Resolución 1995 de 1999.
6. Anexos: copia del documento de identidad y los soportes que apliquen.
7. Medio para recibir respuesta, firma y fecha.

Paso 4: radica y guarda la constancia

Puedes radicarla por ventanilla, por correo electrónico institucional o por el canal de PQRS de la entidad. Sea cual sea el canal, exige y guarda el comprobante: número de radicado, fecha y hora. Sin esa constancia no puedes contar plazos ni escalar el caso después. Si quieres profundizar al respecto puedes leer nuestro artículo sobre ¿cómo radicar un derecho de petición.

Los plazos: aquí está el dato que casi nadie conoce

Este es el punto donde la mayoría de las guías se queda corta. Hay dos relojes distintos y te conviene saber cuál te aplica.

Regla general (Ley 1755 de 2015, art. 14, num. 1): las peticiones de documentos e información se resuelven dentro de los 10 días hábiles siguientes. Si la entidad guarda silencio, la ley entiende que la solicitud fue aceptada y el documento debe entregarse dentro de los 3 días siguientes.

Regla especial en salud (Supersalud, Circular Externa 2023151000000010-5 de 2023): para las entidades del sector salud, las solicitudes de copias se responden dentro de los 3 días hábiles. Y aquí está la clave: si las copias son de tu historia clínica o de tus exámenes y las necesitas para una consulta o una urgencia, la solicitud se clasifica como reclamo y se resuelve con plazos exprés:

Tipo de reclamo	Plazo máximo
Riesgo simple	72 horas
Riesgo priorizado	48 horas
Riesgo vital	24 horas

Son horas corridas, no días hábiles. Por eso vale la pena escribir en la petición, con todas las letras, para qué necesitas los documentos y para cuándo. Lo explicamos a fondo en nuestro artículo sobre los plazos que la EPS debe cumplir según Supersalud.

Ojo con una precisión honesta: si tu solicitud no tiene que ver con una atención próxima, ese plazo exprés no aplica y rige el término ordinario. Y ningún plazo garantiza que la entidad responda a tiempo; lo que te da la ley es el derecho a exigirlo y a escalar cuando lo incumplen.

Casos especiales

Historia clínica de un menor de edad

Los padres o el representante legal pueden solicitarla en ejercicio de la representación del menor, acreditando el parentesco con el registro civil de nacimiento. Ten en cuenta que, según la edad y madurez del menor, algunos datos íntimos pueden tener protección adicional.

Historia clínica de un familiar fallecido

Es el caso más delicado y también el más frecuente cuando una familia quiere entender qué ocurrió. La regla general es que la reserva se mantiene frente a terceros, pero la Corte Constitucional ha reconocido que los familiares más cercanos pueden acceder al documento sin autorización previa del paciente cuando se cumplen ciertas condiciones, fijadas en la Sentencia T-158A de 2008 y reiteradas en la Sentencia T-343 de 2008. En términos generales, la jurisprudencia exige acreditar el fallecimiento, demostrar el vínculo familiar cercano, explicar de manera concreta y legítima para qué se necesita la información, y comprometerse a no hacerla pública ni usarla para fines distintos.

Como cada caso tiene matices, si la entidad te niega el acceso o si hay una controversia de por medio (una investigación, un proceso judicial, un conflicto entre familiares), lo prudente es consultar a un abogado de confianza antes de insistir.

¿Pueden cobrarte por las copias?

Sí, pero solo el costo de reproducción. La Ley 1755 de 2015, art. 29 establece que el interesado asume ese costo, que no puede exceder el valor real de la reproducción. Nadie puede cobrarte por "el derecho a pedir" ni condicionar la entrega a un pago desproporcionado.

Errores comunes que retrasan tu solicitud

1. Dirigirla "a quien corresponda". Identifica la entidad y el área. Una petición sin destinatario claro rebota entre dependencias.
2. No precisar el rango de fechas ni el tipo de documento. "Todo lo mío" obliga a la entidad a preguntar y el reloj se reinicia en la práctica.
3. No anexar el documento de identidad cuando pides la historia de otra persona o actúas como representante, también es útil adjuntarlo cuando la historia que pides es tuya.
4. No decir para qué la necesitas cuando hay una consulta o urgencia de por medio. Ese silencio te cuesta el plazo exprés de la circular de Supersalud.
5. No guardar el radicado. Sin constancia no hay cómo probar cuándo empezó a correr el término.
6. Mezclar varias solicitudes en un mismo escrito. Si además quieres reclamar una autorización o una entrega de medicamentos, hazlo en peticiones separadas.

En resumen

Solicitar tu historia clínica a la EPS o a la IPS no debería ser una odisea: eres el titular de esa información, la petición se dirige a quien tiene la custodia del documento y los plazos están definidos por ley. Lo que marca la diferencia es un escrito preciso, bien radicado y con la constancia guardada.

Este es, además, uno de los casos más típicos de una Petición Simple: objeto concreto, sin necesidad de anexos complejos ni análisis jurídico extenso.

Este artículo es informativo y no constituye asesoría legal personalizada. Presentar la petición obliga a la entidad a responder de fondo y en término, pero no garantiza el sentido de esa respuesta.

¿Necesitas tu derecho de petición listo para radicar sin pelearte con el formato? En CreoPeticiones redactamos tu Petición Simple con fundamento legal y te la entregamos en PDF y Word en menos de 2 horas. Si quieres ver primero cómo funciona el proceso, míralo en Cómo funciona.